Il lavoro ibrido viene spesso definito come parte di un nuovo mondo del lavoro. Ma può darsi che una delle maggiori sfide che le aziende dovranno affrontare sia che questo nuovo mondo del lavoro in realtà non è così nuovo. In effetti, uno dei problemi è che la maggior parte delle aziende utilizza ancora la cultura dell’incontro degli anni ’50.
Un compito fondamentale di base sarà almeno ridurre al minimo cosa Alexia Cambon, direttrice della ricerca presso Gartner, descrive come una “epidemia di stanchezza”. Ciò presuppone che “la maggior parte del lavoro deve essere svolto in riunioni piuttosto che lavorare insieme ma separatamente, utilizzando un’unità o un’e-mail o collaborando separatamente”. Alcuni di questi sono un sintomo del lavoro a distanza, ma alcuni sono stati anche inavvertitamente esacerbati dalle strategie delle organizzazioni, afferma Cambon (vedi riquadro sotto).
In un mondo ibrido, Cambon ritiene che ci saranno quattro modalità chiave di funzionamento: colocalizzato, distribuito, sincrono (persone che lavorano insieme allo stesso tempo) e asincrono.
“Riteniamo necessario utilizzare tutte e quattro le modalità allo stesso modo e investire di conseguenza nella tecnologia”, afferma. “Non dovresti investire eccessivamente in una o due aree perché non sarà sostenibile, ma attualmente gran parte dell’investimento è in modalità di lavoro coordinate e sincrone “.
Matthieu Beucher, fondatore e amministratore delegato di fornitore di strumenti di collaborazione Klaxoon, concorda, sottolineando che l’utilizzo di un mix di approcci è fondamentale. “La produttività e la creatività del team non possono avvenire attraverso un tunnel di riunioni consecutive che durano tutto il giorno e ogni membro del team deve avere la capacità di lavorare individualmente sui compiti senza perdere la visione di ciò che sta facendo il resto del team a “, dice.
I limiti degli strumenti di comunicazione e collaborazione
Ma secondo Craig Roth, vicepresidente della ricerca presso Gartner, non sono solo gli approcci operativi a causare problemi, ma anche i limiti dell’esistente strumenti di comunicazione e collaborazione. Una delle sfide più grandi, dice, è che ce ne sono semplicemente “così dannatamente tanti”, che gestiscono ogni attività immaginabile, dalle conferenze Web e il brainstorming al riconoscimento dei dipendenti.
“Sono sicuro che ogni strumento da solo è ottimo e soddisfa un’esigenza, ma quando li metti insieme, ti ritrovi con il problema di ‘un’altra cosa da controllare'”, afferma Roth. “Ha creato fatica intorno a loro e non aiuta necessariamente se provengono da un unico fornitore, come Microsoft o Google, perché non sono ancora integrati, con app alla base dei processi aziendali come il CRM [customer relationship management], il che significa che è difficile passare da uno all’altro. “
Ma questo scenario non è solo stressante e richiede tempo per l’individuo. Da un punto di vista aziendale, significa anche che informazioni importanti possono finire per essere sepolte o semplicemente perse nel rumore, il che può compromettere il processo decisionale o tempi di risposta noiosi – e questa situazione è destinata a peggiorare mentre il lavoro ibrido prende piede.
“La vita diventerà più frammentata se le persone non lavoreranno sempre nello stesso posto e nello stesso momento dei loro colleghi, il che rende più difficile notare le cose se non sono ovvie”, afferma Roth. “Quindi, il lavoro ibrido evidenzierà solo un problema esistente”.
Parte di questo problema è stato creato dai fornitori, che invece di concentrarsi sul miglioramento dell’esperienza utente hanno scelto di sovraccaricare gli utenti con funzionalità mentre cercano di superare i loro rivali. Ma parte di esso riguarda anche il modo in cui i reparti IT configurano il software, che include avvisi e notifiche.
Questa esperienza utente scadente fin troppo frequente non è aiutata dal fatto che i dispositivi attuali sono progettati per la produttività piuttosto che per la collaborazione, il che li rende difficili da utilizzare nel contesto odierno, afferma Dave Johnson, principale analista per l’esperienza dei dipendenti di Forrester.
Ritorno al futuro?
Ciò che potrebbe aiutare in futuro, tuttavia, è l’avvento di nuovi approcci, come l’incorporamento di obiettivi o più fotocamere negli schermi, rendendo più facile lavorare con altre persone da remoto. È probabile che emerga anche un software per riunioni in grado di ottimizzarsi automaticamente per diversi tipi di sessione, che vanno da eventi individuali e di brainstorming a riunioni di gruppo.
“Molte aziende chiedono la migliore tecnologia per monitorare la produttività, ma questa è la domanda sbagliata”, afferma Johnson. “La domanda giusta è come creare un ambiente che sia coinvolgente per le persone, le incoraggia a contribuire in modo significativo e consente ai manager di riconoscere tali contributi”.
Roth è d’accordo, ma afferma che sta iniziando a vedere una maggiore attenzione da parte dei fornitori dedicata alla questione dell’esperienza dei dipendenti, un’area che ritiene potrebbe avere un ruolo sempre più importante da svolgere in un mondo di lavoro ibrido.
“L’azione più visibile è quello che Microsoft ha fatto con Viva [its new employee experience platform],” lui dice. “Non è necessariamente la migliore o l’unica cosa là fuori, ma quando Microsoft fa rumore, sveglia le persone sul fatto che l’esperienza dei dipendenti è importante, anche se non c’è ancora molto da fare”.
Data la forte posizione del fornitore di software sul desktop, tuttavia, è diffusa la convinzione che stia cercando di posizionare la sua suite software per diventare la piattaforma di collaborazione preferita. Nick Hedderman, moderno gruppo di lavoro e sicurezza aziendale a capo di Microsoft UK, afferma che l’obiettivo di Viva è “aiutare i dipendenti ad apprendere con nuove esperienze, che si integrano con le capacità di produttività e collaborazione di Microsoft 365 e Microsoft Teams al fine di unificare l’esperienza attraverso il coinvolgimento, benessere, apprendimento e conoscenza, ambiti in continua evoluzione”.
Johnson di Forrester suggerisce che è probabile che il software diventi la piattaforma di fatto per la collaborazione, con spazio per altri per innovare oltre a ciò che offre. “Microsoft ha molti pezzi di questa e anche altre aziende ne hanno pezzi, ma non esiste ancora un sistema completo, sebbene Microsoft sia probabilmente la più vicina”, afferma. “Ci sarà un consolidamento dei fornitori per creare una piattaforma più ricca e coinvolgente con cui lavorare, ma al momento le cose sono solo il 30% circa.”
Robert Rutherford, amministratore delegato del fornitore di servizi IT Quostar, è ancora più certo che Microsoft prevarrà. “Sarà Microsoft a riprendere il controllo del desktop, come negli anni ’90”, afferma. “Stiamo iniziando a tornare al modello di elaborazione centralizzata degli anni ’80 e ’90”.
Ma Roth non è così sicuro. “Per quanto Microsoft sia dominante, non possiederà il desktop”, afferma. “Le persone continueranno ad acquistare anche prodotti alternativi per soddisfare le loro esigenze.”
Rivoluzionare la comunicazione e la collaborazione
Ciò che Roth crede rivoluzionerà davvero la situazione nei prossimi anni sono gli strumenti di analisi del luogo di lavoro impiegati in combinazione con le applicazioni cloud. Questo software, che dista da due a cinque anni dall’adozione tradizionale, consentirà ai datori di lavoro di comprendere tutto, da come lavorano i dipendenti a chi lavorano e quando, come scelgono di comunicare e quali argomenti sono interessati.
L’obiettivo della raccolta di tali informazioni è ottimizzare l’esperienza lavorativa al fine di aumentare la produttività e il coinvolgimento dei dipendenti, ma Roth riconosce che le preoccupazioni sulla privacy stanno attualmente frenando la diffusione. Il prossimo passo, probabilmente sovrapposto, sarà l’adozione di software di apprendimento automatico e intelligenza artificiale per aiutare a categorizzare i contenuti, rendendo più facile trovare in modo proattivo ciò a cui il personale è interessato e avvisandolo di problemi di cui potrebbero non essere stati a conoscenza in precedenza identificando i modelli e tendenze nei big data.
Entro i prossimi 10 anni, Roth prevede anche l’arrivo di bot basati sull’elaborazione del linguaggio naturale agire come assistenti personali dei dipendenti. Agendo come “la tua interfaccia per tutto”, saranno in grado di cercare in modo proattivo informazioni, avviare applicazioni e ricordare ai dipendenti le prossime riunioni.
Tuttavia, Mick Burns, responsabile del talento e dell’organizzazione, Europa, Medio Oriente e Africa presso Infosys Consulting, ritiene che ci siano alcune cose che la tecnologia, non importa quanto intelligente, sarà mai in grado di sostituire. “Siamo umani e quindi abbiamo bisogno dell’interazione umana”, dice. “Gli strumenti di comunicazione e collaborazione sono validi nelle basi, ma se vuoi essere creativo, devi lavorare con le persone faccia a faccia e vedere le loro reazioni non verbali”.
Rutherford di Quostar è d’accordo, aggiungendo: “È più facile tenere insieme una cultura se le persone sono faccia a faccia perché altrimenti non c’è la stessa sensazione di coinvolgimento o di unione – e non penso che la tecnologia sarà mai in grado di farlo perché davvero si tratta di relazioni. ”
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