La ripresa sarà digitale, dice un recente McKinsey rapporto concentrandosi su come le aziende possono crescere rapidamente e su larga scala sullo sfondo delle economie soppresse dalla pandemia di Covid-19. Niente di insolito lì. Abbiamo tutti assistito alla rapida adozione delle tecnologie digitali per consentire ai lavoratori remoti e socialmente distanziati, ma pochi avrebbero messo l’ufficio senza carta in cima all’agenda del cambiamento.
“Molte organizzazioni dovranno reinventare rapidamente i processi che in precedenza richiedevano documenti fisici, per diventare privi di carta”, afferma il rapporto. “Consentire l’invio di copie scansionate per la verifica dei documenti e supportare le funzionalità di assistenza senza contatto (ad esempio, creando moduli digitali per sostituire i moduli fisici e consentendo l’acquisizione della firma elettronica) saranno probabilmente priorità chiave”.
Questa non è la prima volta che i processi cartacei sono diventati un poster per il progresso digitale, ma a differenza degli anni precedenti, ora c’è un elemento di necessità. Non si tratta tanto di ridurre il consumo di carta, quanto piuttosto di migliorare la gestione complessiva dei documenti in una società sempre più invisibile. Per anni, le tecnologie sono state in grado di ridurre il consumo di carta solo per vedere aumentare il consumo di carta.
La chiave qui è la proliferazione dei dati e la gestione di tali dati. La carta è sempre più ingombrante all’interno dei nuovi processi informativi e le organizzazioni stanno lentamente realizzando il valore operativo della gestione dei documenti digitalizzati.
Secondo l’Associazione per la gestione intelligente delle informazioni (AIIM)IM Stato del settore della gestione intelligente delle informazioni 2021 report, in media, le organizzazioni si aspettano che il volume di informazioni in entrata cresca da X a 4,5X nei prossimi due anni. Si aspettano che più del 57% di queste informazioni siano non strutturate (un contratto o una conversazione, per esempio) o semi-strutturate (come una fattura o un modulo).
Il problema è che non molte aziende sono attrezzate per gestire questo volume di informazioni, qualcosa che il Covid-19 ha mostrato mentre le organizzazioni si affrettavano a gestire il lavoro a distanza. Sebbene l’importanza di un’efficace gestione delle informazioni possa essere stata riconosciuta nei consigli di amministrazione, la realtà, secondo AIIM, è che ancora troppe organizzazioni mancano degli strumenti e delle competenze.
“Le organizzazioni stanno perdendo la battaglia contro il caos delle informazioni e devono ripensare agli approcci manuali obsoleti alla gestione delle informazioni”, afferma il rapporto. “Nel complesso, gli intervistati nel sondaggio AIIM danno alle loro organizzazioni un voto di C meno (1,64 su una scala di valutazione a quattro punti) nella battaglia contro il caos delle informazioni”.
Questo è in realtà leggermente inferiore al voto assegnato all’allineamento tra business e gestione delle informazioni. Quasi la metà dei partecipanti (46%) ha valutato i propri sforzi per combattere il caos delle informazioni come “necessita di miglioramenti” o “scarsa”.
Quasi certamente, i problemi esistono a causa della mancanza di informazioni sull’impatto dei processi basati su carta. Sapere come la carta sta influenzando l’organizzazione dal punto di vista della gestione dei costi e delle informazioni è metà della battaglia. Che si tratti di monitorare l’uso della stampante o di comprendere meglio i processi del flusso di lavoro, le organizzazioni hanno bisogno di un pensiero più integrato.
Gestione della stampa
Per l’azienda di tecnologia sanitaria, dati e analisi IQVIA, questa esigenza di supervisione, soprattutto a causa del lavoro a distanza durante la pandemia, ha portato alla decisione di implementare un sistema di gestione della stampa. L’azienda voleva vedere chi stava stampando e perché, e dove poteva utilizzare le sue risorse di stampa in modo più efficace.
L’azienda ha collaborato con Intuitive per utilizzare PaperCut, uno strumento di business intelligence che fornisce funzionalità di stampa e gestione dei processi tramite una serie di dashboard. Il reporting è automatizzato e senza fogli di calcolo, consentendo la visibilità non solo dell’uso della stampante, ma anche dei costi per utente o reparto.
“A causa del Covid e della chiusura di alcuni dei nostri uffici, la stampa è ancora in corso, ma da remoto a casa e i materiali di consumo sono costosi”, afferma Mario Massa, principale architetto tecnologico di IQVIA. “Abbiamo un volume di stampa di oltre 70.000 dipendenti. I dati di PaperCut e la dashboard Intuitive ci consentono di vedere tutti i costi in modo rapido e semplice. Abbiamo anche scoperto che se teniamo fede alle cifre, l’esperienza mostra che questa visibilità ha un effetto sul comportamento degli utenti”.
Massa afferma che questa visibilità consentirà all’azienda di “cambiare il nostro attuale processo da cartaceo a più digitale”, riconoscendo sia il potenziale per una maggiore efficienza del flusso di lavoro, ma anche costi ridotti. IQVIA, secondo Massa, sarà in grado di prendere decisioni in modo più efficace su come utilizzare la carta in futuro grazie alla visibilità dell’attuale utilizzo della carta. Ovviamente ha senso, ma non tutte le organizzazioni si stanno avvicinando ai processi cartacei dalla stessa prospettiva.
Per il North West Anglia NHS Foundation Trust, ad esempio, la digitalizzazione della carta non è solo una questione di costi, è una questione di recupero delle informazioni. Per qualsiasi organizzazione sanitaria, l’accesso a cartelle cliniche nuove e legacy è stata storicamente una sfida.
Secondo Deborah Dearden, vicedirettore generale delle cartelle cliniche e dell’amministrazione ambulatoriale, tenere il passo con una biblioteca di documenti cartacei in continua crescita era difficile. Il personale del trust potrebbe trascorrere diversi giorni alla ricerca di un file specifico o inseguendo i reparti. C’era il rischio che i documenti potessero essere smarriti o smarriti, con conseguente cancellazione dell’appuntamento o dell’operazione di un paziente.
Naturalmente, anche la digitalizzazione di grandi volumi di documenti non è facile. Oltre alla scansione effettiva dei documenti, esistono anche requisiti per l’archiviazione digitale sicura e conforme. North West Anglia si è rivolta a Iron Mountain per creare un processo di digitalizzazione con archiviazione fuori sede che aiutasse a fornire i record dei pazienti in modo rapido e sicuro ovunque e ogni volta che fosse necessario.
Il processo di scansione della carta
Secondo Dearden, i documenti vengono scansionati e restituiti come immagini digitali di solito entro 24 ore, mentre i file dei pazienti precedenti vengono scansionati su richiesta. Il servizio viene fornito da un team Iron Mountain dedicato, supportato da chiamate di aggiornamento settimanali e riunioni mensili per rivedere i livelli di servizio.
“Quando un paziente visita l’ospedale, creiamo un pacchetto di eventi, che si sposta tra vari specialisti e reparti”, afferma Dearden. “Siamo inoltre tenuti a conservare file medici legacy e materiale aziendale, come documenti finanziari e relativi alla farmacia. Avevamo bisogno di un fornitore che comprendesse i nostri processi e ciò che è coinvolto nella gestione delle note sui casi. In precedenza, un’immagine su 10 veniva persa a causa di un errore del software. Non avevamo altra scelta che tornare a recuperare manualmente i file cartacei, esercitando un’enorme pressione sulle risorse già sovraccariche”.
È stata una storia simile al Birmingham Children’s Hospital, un altro cliente di Iron Mountain, dove le cartelle cliniche cartacee erano diventate complesse da gestire e archiviare. Il progetto di scansione posteriore ha coinvolto circa 40.000 cartelle cliniche, tutte digitalizzate presso la struttura specialistica di Iron Mountain a Stone, nello Staffordshire.
Altre industrie tradizionalmente ad alta intensità di carta, come la professione legale e il governo, hanno dovuto adattarsi rapidamente. Un esempio è il Consiglio d’Europa, un organismo con sede a Strasburgo, fondato sulla scia della seconda guerra mondiale, che promuove i diritti umani, la democrazia e lo stato di diritto. Produce regolarmente documenti (relazioni, studi, raccomandazioni o giudizi) che vengono prodotti in collaborazione. Questi documenti sono altamente sensibili, contengono informazioni vitali sui temi dei diritti umani e devono essere accessibili da remoto da uffici in più di 23 paesi e da oltre 6.000 utenti esterni.
Con nove repository, vari uffici sul campo e file salvati su server locali, l’organizzazione stava riscontrando una mancanza di controllo della versione, il che significava che era difficile per il personale cercare e determinare dove si trovava la versione finale di un documento. Inoltre, la disponibilità di diversi sistemi di documentazione rendeva estremamente difficile per i suoi team di infrastruttura e sicurezza garantire un backup completo e completo dei dati.
Il Consiglio d’Europa ha collaborato con NetDocuments per fornire un sistema di gestione dei documenti (DMS) basato su cloud.
“Il nostro obiettivo era archiviare tutti i documenti di lavoro in un unico DMS condivisibile che potesse essere gestito direttamente in termini di sicurezza, accesso e struttura delle cartelle dai diversi dipartimenti all’interno dell’organizzazione”, afferma John Hunter, CIO del Consiglio d’Europa. “Avere un DMS centrale per archiviare i documenti significa che saremo in grado di adottare metodi di lavoro comuni e migliori pratiche”.
Il passaggio ai processi digitali è stato accolto favorevolmente, soprattutto durante la pandemia. Il Consiglio d’Europa ha già compiuto il passo positivo di consentire la collaborazione a distanza, con almeno il 40% del suo personale che lavora in remoto in diverse località dei suoi Stati membri. Una piattaforma sicura e pronta per i dispositivi mobili, con un DMS centrale per archiviare i documenti, ha trasformato i flussi di lavoro e le operazioni, con NetDocuments che garantisce le adeguate garanzie per i dati dell’organizzazione, garantendo che i documenti siano protetti e protetti, ovunque il personale lavori.
Data la pandemia e il lavoro da casa, molte organizzazioni riconosceranno queste sfide e queste esigenze. Come ha rilevato la ricerca AIIM, le due sfide più importanti delle informazioni rimangono “digitalizzazione, automazione e integrazione dei processi” (25% afferma che questa è la sfida principale), seguita da vicino dalla “gestione delle informazioni durante tutto il loro ciclo di vita” (24%).
Con la rapida crescita dei dati – ogni giorno vengono generati 200 exabyte di dati in tutto il mondo e le imprese rappresentano circa il 42,2% di quel numero – le organizzazioni dovranno digitalizzare i processi o affrontare la prospettiva di una complessità sempre crescente. La carta, nonostante tutte le sue qualità culturalmente estetiche, sta sicuramente giungendo alla fine della sua vita aziendale.
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